ניהול חופשות ומחלה - בלי מיילים ובלי אקסלים
העובדים מבקשים חופשה, מדווחים מחלה או כמה שעות היעדרות - תוך שניות. המנהל מאשר בלחיצה, היתרות מתעדכנות מעצמן, וההיעדרות שאושרה נכנסת לדוח הנוכחות - מוכנה לשכר.
- פורטל ואפליקציה לנייד
- יתרות וצבירה
- מחובר לשכר
סוג היעדרות
משך
נסו - זו הדגמה של דיווח היעדרות
איך זה עובד
מהבקשה ועד השכר - בלי להקליד שום דבר פעמיים
- 1
העובד מבקש
בוחרים סוג, תאריכים ומשך - מהמערכת או מהאפליקציה, ואפשר להוסיף הערה או קובץ.
- 2
המנהל מאשר
לחיצה אחת בלוח הבקרה - או אישור אוטומטי אחרי 72 שעות.
- 3
היתרה ולוח ההיעדרויות מתעדכנים
הימים יורדים מהיתרה, ולוח ההיעדרויות מראה מי לא בעבודה.
- 4
נוכחות ושכר
ההיעדרות מופיעה בדוח הנוכחות, בתשלום או ללא תשלום.
לוח היעדרויות
רואים מי לא בעבודה - היום, בשבוע הבא ובכל החודש
כל העובדים על ציר זמן אחד, עם היעדרויות שאושרו ובקשות שממתינות לאישור. מתכננים מי מחליף את מי עוד לפני שמאשרים את הבקשה הבאה.
המחשה של לוח ההיעדרויות עם נתונים לדוגמה - סננו לפי קבוצה או סוג, ולחצו על בקשה ממתינה כדי לאשר אותה. גללו הצידה כדי לראות את כל החודש.
אישורים
מאשרים מלוח הבקרה בלחיצה אחת
בקשות חדשות ממתינות בלוח הבקרה של המנהל, עם התאריכים, הסוג וכל קובץ מצורף. מאשרים או דוחים מתפריט הפעולות, והעובד מקבל עדכון מיד.
| סוג | עובד/ת | אירוע | קובץ | פעולות |
|---|---|---|---|---|
| שאשירה אזולאי | חופשה | 23-25 בנובמבר | סה"כ 3 ימים | |||
| יגיואב גולדברג | מילואים | 22-26 בנובמבר | סה"כ 5 ימים | צו-מילואים.pdf | ||
| דכדני כהן | מחלה | 17 בנובמבר | סה"כ יום אחד | אישור-מחלה.jpg | ||
| נלנועם לוי | חופשה | 19 בנובמבר | חצי יום ראשון | הערת עובד |
המחשה של לוח הבקרה עם נתונים לדוגמה - פתחו את תפריט הפעולות ואשרו או דחו בקשה. הבקשות שאושרו מתעדכנות גם בלוח ההיעדרויות למעלה.
סוגי היעדרויות
הנהלים של החברה - מוגדרים בכל סוג היעדרות
חופשה, מחלה, מילואים, חופשת לידה, נסיעות עבודה - יוצרים את הסוגים שאתם צריכים ומגדירים את הכללים פעם אחת.
בתשלום או ללא תשלום
שעות של היעדרות בתשלום נספרות כחלק משעות התקן של העובד.
למדריך ←ימים, חצי יום או שעות
יום מלא, החצי הראשון או השני של היום, או טווח שעות.
למדריך ←מסמכים נדרשים
מאפשרים או מחייבים צירוף קובץ, כמו אישור מחלה.
למדריך ←מי יכול להשתמש
מגבילים סוג היעדרות לתפקידים מסוימים בלבד.
למדריך ←מגבלות
מגבלה שנתית או חודשית ומספר מרבי של ימים ברצף.
למדריך ←יתרה משותפת
יתרה אחת לסוגים קרובים, כמו מחלת ילד מתוך ימי המחלה.
למדריך ←יתרות וצבירה
כולם יודעים כמה ימים נשארו
מגדירים מכסה שנתית או חודשית לכל עובד, ו-TimeClock 365 שומרת את היתרה מעודכנת. העובדים בודקים את היתרה לפני שהם מבקשים, כך שפחות שאלות של "כמה ימים נשארו לי?" מגיעות למשאבי אנוש.
- צבירה שנתית או חודשית לכל סוג היעדרות
- עדכונים ידניים עם תאריך והערה
- יתרה משותפת בין סוגי היעדרות קרובים
- בנק שעות למקרים מיוחדים, כמו בדיקות רפואיות
המחשה עם נתונים לדוגמה
חגים ואוטומציה
העבודה השוטפת נעשית לבד
לוחות חגים
יוצרים לוחות שנה עם החגים ומשייכים כל אחד להסכם עבודה, כולל שעות תקן לחגים ולערבי חג. מדריך
דיווח לקבוצה שלמה
מסמנים יום חופש לצוות או לכל החברה בצעד אחד. מדריך
השלמת ימים חסרים
ימים בלי דיווח מושלמים אוטומטית עם סוג ההיעדרות שתבחרו. מדריך
ימים חלקיים
היעדרות ועבודה באותו יום - ושתיהן נספרות נכון. מדריך
מחובר לנוכחות
ההיעדרויות הן חלק מדוח הנוכחות
היעדרות שאושרה מופיעה אוטומטית בדוח הנוכחות המפורט, בתשלום או ללא תשלום לפי הסוג. בלי שעות חסרות, בלי הקלדה כפולה, ומחלקת השכר מקבלת תמונה מלאה - כולל ייצוא למיכפל, חילן, מלם, סינאל ופריוריטי.
| תאריך | כניסה | יציאה | שעות | היעדרות |
|---|---|---|---|---|
| ד׳ 4 | 08:04 | 17:12 | 8:38 | - |
| ה׳ 5 | 08:10 | 12:00 | 3:50 | חצי יום חופשה |
| א׳ 8 | - | חופשה | ||
| ב׳ 9 | - | חופשה | ||
| ג׳ 10 | - | מחלה | ||
המחשה עם נתונים לדוגמה
שאלות נפוצות
איך העובדים מבקשים חופשה?
מלוח הבקרה בפורטל או מהאפליקציה לנייד: בוחרים סוג היעדרות, יום מלא, חצי יום או שעות, את התאריכים, מוסיפים הערה ומצרפים קובץ אם צריך. הבקשה עוברת לאישור המנהל.
איך המנהל מאשר חופשה?
הבקשות מופיעות בלוח הבקרה של המנהל תחת "ממתין לטיפולך" ובמסך אישורים > היעדרויות. המנהל מאשר או דוחה מתפריט הפעולות, והעובד מקבל עדכון. אפשר גם להגדיר אישור אוטומטי לבקשות שהמנהל לא טיפל בהן תוך 72 שעות.
העובדים יכולים לראות כמה ימים נשארו להם?
כן. בזמן דיווח ההיעדרות העובד לוחץ על "הצג יתרת ימים" ורואה כמה ימים נותרו לו מאותו סוג לפני שהוא שולח את הבקשה.
אפשר ליצור סוגי היעדרות משלנו?
כן. יוצרים סוגים כמו חופשה, מחלה, יום אישי, מילואים או נסיעת עבודה, ולכל סוג מגדירים אם הוא בתשלום, מי רשאי להשתמש בו, אם מדווחים אותו בימים, בחצאי ימים או בשעות, אם חובה לצרף קובץ, ומגבלות שנתיות או חודשיות.
איך עובד חישוב הצבירה?
במודול ניהול היעדרויות וחישוב צבירה מסמנים אילו סוגי היעדרות נצברים ומגדירים מכסה שנתית או חודשית לכל עובד. היתרות מתעדכנות אוטומטית, ומנהלי המערכת יכולים להוסיף עדכון ידני של היתרה, עם תאריך והערה.
היעדרות שאושרה מופיעה בדוחות הנוכחות?
כן. היעדרות שאושרה נכנסת אוטומטית לדוח הנוכחות המפורט, בתשלום או ללא תשלום לפי הסוג, כך שהיא לא נראית כשעות חסרות ונכללת בייצוא לשכר.
אפשר לראות מי לא בעבודה ביום מסוים?
כן. לוח ההיעדרויות מציג לכל העובדים, יום אחרי יום, היעדרויות שאושרו ובקשות שממתינות לאישור, עם סינון לפי עובד, קבוצה וסוג היעדרות.
אפשר לדווח היעדרות לכמה עובדים יחד?
כן. המנהל יכול לדווח היעדרות לקבוצה שלמה מלוח הבקרה, או לסמן יום לכמה עובדים בדוח הנוכחות המפורט - שימושי לחופשה מרוכזת של החברה.
יש תקופת ניסיון?
כן - 14 ימי ניסיון חינם עם גישה מלאה, ללא כרטיס אשראי.
די לנהל ימי חופשה באקסל
התחילו 14 ימי ניסיון חינם - ללא כרטיס אשראי וללא דמי הקמה.