סוגרים חודש ומעבירים לשכר - בכמה לחיצות

נכנסים לדוחות > דוח נוכחות מפורט, בוחרים עובדים ותקופה, לוחצים על הורדה ובוחרים פורמט: PDF, Excel, CSV או קובץ למערכת השכר. למייצג או לרואה החשבון יש את הדוח המסכם - שורה אחת לכל עובד.

בתפריט ההורדה יש קבצים מוכנים לחילן, למיכפל (כולל QDIV), לשיקלולית, לעוקץ, ל-TRIO ולהר-גל. חילן חשבים יכולה לקלוט את הנוכחות בלחיצה, בלי להעביר קבצים. יש גם ייצוא ישיר למלם, לסינאל, לפריוריטי ול-SAP. לפיילוט ולכל מערכת אחרת מייצאים קובץ בפורמט של מערכת השכר, Excel או CSV.

כן. שעות נוספות (למשל 125% ו-150%), משמרות לילה, ערבי חג, הפסקות והיעדרויות מחושבות לפי הכללים בהסכם העבודה של כל עובד, כך שהקובץ כולל שעות מוכנות לשכר.

כן. בהגדרות > פרופיל חברה > סמלים לתוכנת שכר מקלידים לכל תעריף (100%, 125% וכן הלאה) את הסמל ממערכת השכר - בנפרד לעובדים חודשיים, שעתיים ובחלקיות משרה. גם לסוגי ההיעדרות, כמו חופשה, מחלה ומילואים, מגדירים סמלים.

מספר עובד בתוכנת השכר לכל עובד (בכרטיס העובד, בלשונית "פרטים לשכר"), מספר חברה לתוכנת השכר, וסמלים לתעריפים ולהיעדרויות. עושים את זה פעם אחת, ומשם כל ייצוא מוכן לקליטה.

חוסמים אישור של דוח שחסרים בו דיווחים, העובדים והמנהלים מאשרים, ונועלים את הדוחות מתאריך מסוים - כך ששום דבר לא משתנה אחרי שהשכר יצא.

לא. מגדירים את היום האחרון בתקופה - למשל ה-26 - והדוחות יחושבו מה-27 בחודש עד ה-26 בחודש הבא.

כן. דוח CSV מתוזמן שולח למייל את נתוני הנוכחות לתקופה שבחרתם - למשל כל החודש שעבר - בשעה שקבעתם.

שניהם. בוחרים תצוגה שעתית (8:30), שקל לקרוא, או עשרונית (8.50), שמתאימה לרוב חישובי השכר.

מילואים הם סוג היעדרות נפרד: העובד מדווח, אפשר לחייב צירוף צו מילואים, והימים מופיעים בדוח הנוכחות ובקובץ לשכר בנפרד מחופשה ומחלה - עם סמל משלהם.